Podpisana przez dłużnika faktura VAT. Dlaczego warto prosić o podpisywanie faktur i rachunków?

Ile razy prosimy naszego kontrahenta o podpisanie faktury VAT lub wystawionego dla niego rachunku? Zwykle rzadko. A to duży błąd. Dysponowanie podpisaną przez dłużnika fakturą VAT może bardzo ułatwić późniejsze dochodzenie od niego należności.

 

Zwykle wystawiając fakturę VAT za nasze usługi lub sprzedane towary nie zakładamy, że nasz kontrahent w przyszłości nie będzie chciał uregulować należności. Tym bardziej, w chwili wręczania tzw. faktury przelewowej lub rachunku (np. do umowy o dzieło), nie myślimy o tym, aby już nas tym etapie zabezpieczyć się przed ewentualnym procesem i uprościć dochodzenie należności.

 

Warto to zmienić i wyrobić sobie nawyk odbierania – zawsze, gdy jest to możliwe – podpisu naszego kontrahenta na wręczanej mu fakturze i rachunku. Warto także przeszkolić pracowników, aby zadbali o tę kwestię. Nie jest to czynność wymagająca dużego nakładu pracy, a wprowadzenie jej jako standardu zaprocentuje w przyszłości.

 

Podpisana przez dłużnika faktura VAT ułatwi odzyskanie długu

 

Do czego potrzebny jest nam podpis dłużnika na fakturze VAT? Zgodnie z dominującym stanowiskiem orzecznictwa, podpisana faktura VAT stanowi zaakceptowany przez dłużnika rachunek. Umożliwia on wierzycielowi uzyskanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym.

 

Postępowanie nakazowe jest jednym z odrębnych postępowań cywilnych, które stworzone zostało do sprawnego odzyskiwania przez wierzycieli swoich należności, przede wszystkim pieniężnych. Postępowanie takie inicjowane jest przez wierzyciela poprzez wytoczenie powództwa z dołączonym wnioskiem, aby jego sprawa została rozpoznana w postępowaniu nakazowym.

 

Skierowanie sprawy do postępowania nakazowego wymaga jednak, aby nasza wierzytelność była stwierdzona ściśle oznaczonymi dokumentami, które musimy dołączyć do pozwu. Jednym z takich dokumentów jest właśnie wspomniany zaakceptowany przez dłużnika rachunek. Może nim być np. podpisana przez dłużnika faktura VAT lub rachunek do umowy o dzieło.

 

Efektem rozpoznania sprawy w postępowaniu nakazowym może być uzyskanie przez wierzyciela nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. W nakazie takim sąd zobowiązuje dłużnika (pozwanego) do zapłaty w terminie dwóch tygodni od dnia doręczenia mu nakazu zapłaty. Wspomniany nakaz zasadniczo różni się jednak od popularnego nakazu zapłaty uzyskanego w postępowaniu upominawczym. Zapewnia on wierzycielowi znacznie lepszą pozycję.

 

Co daje nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym?

 

Nakaz zapłaty wydany w postępowaniu nakazowym przede wszystkim stanowi tytuł zabezpieczenia, który jest wykonalny bez nadawania mu klauzuli wykonalności. Tym samym, po doręczaniu nam przez sąd nakazu zapłaty od razu możemy wszcząć postępowanie zabezpieczające, którego celem będzie zabezpieczenie późniejszej egzekucji.

 

Bez zabezpieczenia narażeni jesteśmy na sytuację, w której dłużnik w czasie długotrwałego procesu wyzbędzie się majątku, a późniejsza egzekucja okaże się bezskuteczna. Innymi słowy, mimo wygrania sprawy pozostaniemy z niczym.

 

Zabezpieczenie dokonane na podstawie nakazu zapłaty wydanego w postępowaniu nakazowym może nas skutecznie uchronić przed takim scenariuszem. Dla ochrony naszych praw w późniejszym postępowaniu egzekucyjnym możemy np. uzyskać hipotekę przymusową na nieruchomości dłużnika albo zająć jego ruchomości lub wynagrodzenie za pracę. Niezależnie od długości procesu, będziemy zatem w niezwykle komfortowej sytuacji. Po wygranym procesie będziemy mogli stosunkowo łatwo przejść od zabezpieczenia do egzekucji.

 

Postępowanie nakazowe to niższe koszty

 

Dysponowanie podpisaną przez kontrahenta fakturą VAT lub rachunkiem pozwala nam starać się o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Oprócz opisanych powyżej korzyści, jakie daje uzyskanie nakazu zapłaty wydanego w takim postępowaniu, istotnym plusem jest także to, że postępowanie nakazowe jest dużo tańsze.

 

Jeżeli kierujemy do sądu tradycyjny pozew o zapłatę, z góry zmuszeni jesteśmy ponieść koszty sądowe w wysokości 5% naszego roszczenia. Jeżeli zatem chcemy pozwać naszego dłużnika o zapłatę 40 000 zł, to na starcie będzie nas to kosztowało 2 000 zł opłaty sądowej. Oczywiście jeżeli wygramy sprawę, będziemy mogli te koszty odzyskać od dłużnika, o ile jednak uda nam się przeprowadzić skuteczną egzekucję. W przeciwnym wypadku nie dość, że nie odzyskamy 40 000 zł, to w dodatku przepadnie wpłacone sądowi 2 000 zł.

 

W postępowaniu nakazowym opłata od pozwu o zapłatę jest czterokrotnie mniejsza. Wynosi ona 1,25% naszego roszczenia. Tym samym, w powyższym przypadku, gdybyśmy chcieli pozwać naszego dłużnika o zapłatę 20 000 zł, opłata od pozwu wyniesie tylko 500 zł.

 

Pozostałe trzy czwarte opłaty będzie zmuszony zapłacić nasz dłużnik, jeżeli zdecyduje się wnieść zarzuty do otrzymanego nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Czyli wówczas, gdy będzie chciał zakwestionować nasze żądanie. Takie rozdzielenie kosztów postępowania nakazowego często skutecznie zniechęca dłużników do wnoszenia bezzasadnych zarzutów.

 

Jeżeli dłużnik nie zdecyduje się wnieść zarzutów, wówczas nasz nakaz zapłaty stanie się prawomocny. Dzięki temu będziemy mogli na jego podstawie – po uzyskaniu klauzuli wykonalności – przeprowadzić egzekucję.

 

Jak wdrożyć podpisywanie faktur VAT i rachunków przez kontrahentów?

 

Biorąc pod uwagę wszystkie opisane powyżej korzyści, warto wdrożyć w swojej firmie wytyczne dot. uzyskiwania podpisów na fakturach i rachunkach od swoich kontrahentów. Nie można jednak przy tym zapomnieć, że nie każdy podpis zapewni nam możliwość skierowania sprawy do postępowania nakazowego i cieszenia się nakazem zapłaty wydanym w tym postępowaniu.

 

Podpis na fakturze lub rachunku powinna złożyć osoba uprawniona do reprezentacji naszego kontrahenta. Nie wystarczy podpis sekretarki lub magazyniera odbierającego towar.

 

Jeżeli współpracujemy z jednoosobowym przedsiębiorcą, warto zatroszczyć się o jego osobisty podpis. Jeżeli mamy do czynienia ze spółą z o.o., podpis pod fakturą warto pozyskać od uprawnionego do samodzielnej reprezentacji członka zarządu.

 

Co więcej, podpis na fakturze lub rachunku powinien być na tyle czytelny, aby dało się zidentyfikować osobę, która go złożyła. Aby móc bowiem mówić o zaakceptowanym przez dłużnika rachunku, który może nam zapewnić nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, to owa akceptacja musi nastąpić przez właściwego reprezentanta dłużnika. Aby mieć realne szanse uzyskania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, musimy wykazać, że na dołączonej do pozwu fakturze podpisała się właściwa osoba.

 

Jeżeli podpis będzie kompletnie nieczytelny, a przy tym nie będzie mu towarzyszyła imienna pieczątka podpisującego, wówczas nasze szanse na uzyskanie nakazu zapłaty diametralnie maleją. Należy bowiem pamiętać, że wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym nie jest obowiązkiem sądu. W wątpliwych sytuacjach sądy – z uwagi na daleko idące konsekwencje wydania takiego nakazu – wolą takiego nakazu zapłaty nie wydawać.

 

Oczywiście jeżeli w danym wypadku nie uda nam się uzyskać podpisu na fakturze VAT lub podpis taki złoży niewłaściwa osoba, to nie jest to powód do rozpaczy. Nadal dysponujemy szeregiem instrumentów prawnych dochodzenia naszej należności. Biorąc pod uwagę płynność obrotu trudno przecież wymagać, aby każdorazowo zabiegać o taki podpis, a pracownikom nakazać każdorazowo poszukiwanie prezesa zarządu spółki, będącej naszym kontrahentem.

 

Niemniej jednak, gdy tylko jest to możliwe, warto zadbać o swoje interesy i nie bagatelizować roli podpisu dłużnika na przelewowej fakturze VAT lub wystawionym rachunku.